Um dia chega um e-mail da prefeitura pedindo orçamento. Muita gente comemora achando que fechou negócio. Mas, na maioria das vezes, esse pedido é só uma pesquisa de preços. A compra vem depois, por licitação ou por dispensa, e pode ser feita com outra empresa.
Entender isso evita frustração e, melhor, ajuda você a aproveitar o pedido.
Por que a prefeitura pede orçamento
Antes de comprar, o órgão precisa estimar o valor da contratação. A Lei 14.133/2021 diz como fazer isso no art. 23. Uma das fontes possíveis é a pesquisa direta com fornecedores, com pelo menos três orçamentos, desde que justificada a escolha dos fornecedores e que os orçamentos não tenham mais de seis meses.
Outras fontes são preços de contratações públicas anteriores, painéis de preços do governo, sites especializados e notas fiscais. O seu orçamento é uma peça desse quebra-cabeça.
Com esse valor estimado, a prefeitura decide como comprar e define o preço máximo que aceita pagar.
O que precisa constar no orçamento
Um orçamento útil para o órgão deve trazer:
- Identificação da empresa: razão social, CNPJ, endereço, telefone e e-mail.
- Data de emissão.
- Descrição detalhada de cada item, igual ou o mais próxima possível da pedida.
- Unidade, quantidade, preço unitário e preço total.
- Prazo de validade da proposta.
- Condições: prazo de entrega, frete incluso ou não, garantia.
- Nome e assinatura do responsável.
Orçamento sem CNPJ, sem data ou com descrição genérica pode ser descartado. Capriche.
Por que não é venda
Mandar orçamento não cria obrigação para a prefeitura comprar de você. E também não garante que você será chamado. O que acontece em seguida depende do valor e do tipo de compra:
- Se o valor estiver dentro dos limites de dispensa (art. 75 da Lei 14.133/2021), a prefeitura pode fazer uma dispensa, muitas vezes com aviso público para receber outras propostas.
- Se for acima, ela abre uma licitação, normalmente um pregão. Qualquer empresa pode participar.
Em ambos os casos, é preciso ficar de olho na publicação para participar.
Cuidado com o preço que você informa
Há duas armadilhas:
- Preço muito alto: você parece fora de mercado e o seu orçamento pode ser descartado na análise.
- Preço muito baixo: você ajuda a baixar o preço máximo da licitação, e depois pode não conseguir competir com margem.
Informe o seu preço real, com custos e margem. Seja honesto. Orçamentos combinados entre empresas para inflar valores são fraude e podem gerar sanções.
Como transformar o pedido em oportunidade
O pedido de orçamento é um sinal claro de que aquela prefeitura vai comprar aquele produto em breve. Aproveite:
- Pergunte, educadamente, qual é a previsão de compra e se será licitação ou dispensa.
- Verifique se você está cadastrado no portal que a prefeitura usa.
- Separe desde já as certidões e os documentos de habilitação.
- Acompanhe as publicações dos próximos meses.
Onde a compra vai aparecer
Licitações e contratações diretas devem ser divulgadas no PNCP. A prefeitura também pode publicar no próprio site e na plataforma de pregão que usa. O problema é acompanhar tudo isso todo dia.
Mantenha um modelo pronto
Quem recebe pedidos de orçamento com frequência ganha tempo com um modelo padrão em papel timbrado. Deixe prontos os dados da empresa, as condições gerais e um espaço para a tabela de itens. Assim você responde no mesmo dia. Responder rápido e bem faz o setor de compras lembrar de você na próxima pesquisa.
No LicitaGuia você digita seu CNPJ e vê as licitações abertas do seu ramo. Quando a prefeitura publicar a compra que pediu orçamento, ela chega no seu WhatsApp. Leia também nosso guia de como vender para prefeituras.
Este texto explica a regra geral e não substitui a leitura do edital, que é o que vale para cada licitação.