Quem trabalha com atacado gosta de volume e repetição. No governo, a ferramenta que mais se parece com isso é a ata de registro de preços. Com ela, você registra um preço e passa a fornecer em várias entregas ao longo do tempo, às vezes para mais de um órgão.
O que é o sistema de registro de preços
A Lei 14.133/2021 define o registro de preços como um conjunto de procedimentos para registrar formalmente preços de compras e serviços para contratações futuras (artigo 6º, inciso XLV). Ele é regulado nos artigos 82 a 86 e, no âmbito federal, pelo Decreto 11.462/2023.
O órgão faz uma licitação, normalmente um pregão, e registra os vencedores em uma ata. A ata vale por um ano e pode ser prorrogada por igual período, se o preço continuar vantajoso.
A diferença para uma compra comum
Numa compra comum, o órgão compra a quantidade toda e pronto. No registro de preços:
- O órgão não é obrigado a comprar tudo, nem a comprar nada.
- As compras acontecem por demanda, ao longo da validade da ata.
- Você precisa manter o preço e a capacidade de entrega durante todo o período.
É ideal para itens de consumo frequente, como alimentos, material de escritório, medicamentos, peças e produtos de limpeza.
Órgãos participantes e caronas
Aqui está o lado atacadista da ata. Vários órgãos podem participar da mesma licitação, somando suas quantidades. São os órgãos participantes.
Além disso, a lei permite a adesão à ata, conhecida como carona. Um órgão que não participou pode pedir para comprar pela ata de outro, com autorização do órgão gerenciador e concordância do fornecedor. A lei limita essas adesões: cada órgão aderente pode comprar até 50% dos quantitativos registrados, e o total das adesões não pode passar do dobro do quantitativo de cada item (artigo 86, parágrafos 4º e 5º).
Para o fornecedor, isso significa que uma única licitação ganha pode virar vendas para vários clientes.
O que considerar antes de dar o lance
- Prazo: você vai manter o preço por até um ano. Inflação e variação de custo pesam.
- Estoque e capacidade: a quantidade pedida de uma vez pode ser grande.
- Locais de entrega: com vários participantes, podem ser muitos endereços diferentes.
- Prazo de entrega depois de cada pedido.
Revisão de preço
Se acontecer um fato imprevisível que aumente muito o seu custo, a lei permite pedir revisão do preço registrado, com prova documental. Se o preço de mercado cair, o órgão pode chamar você para reduzir. Se não aceitar, você pode ser liberado do compromisso, e o próximo colocado é convocado.
Quem é quem na ata
O órgão gerenciador conduz a licitação e administra a ata, controlando quantidades, pedidos e adesões. Os órgãos participantes informaram suas necessidades antes da licitação e fazem seus pedidos direto ao fornecedor. Os aderentes chegam depois. Cada um emite seu próprio empenho e faz seu pagamento. Por isso, mantenha uma planilha de controle com o saldo de cada órgão, para não entregar além do que foi registrado.
Cadastro de reserva
Quem não vence pode aceitar cotar no mesmo preço do vencedor e entrar no cadastro de reserva. Se o primeiro sair da ata, os da reserva são chamados. É uma forma de ficar na fila de um contrato que já está em andamento.
Como encontrar as atas
As atas e os editais de registro de preços são publicados no PNCP. Lá também é possível ver atas vigentes, o que ajuda a entender quanto cada órgão paga por item e quem são os concorrentes. Leia mais nas perguntas frequentes.
Para acompanhar tudo isso sem perder prazo, use o LicitaGuia: você digita o CNPJ da empresa e vê na hora as licitações abertas do seu ramo. As novas chegam no seu WhatsApp, todos os dias.
Este texto explica a regra geral e não substitui a leitura do edital, que é o que vale para cada licitação.